“时间罩”：屏蔽噪音，做你真正想做的事

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编者按:你或许听说过“时间盒”这个概念。这是一种时间管理技巧,指的是将时间划分为一定的时间段,将特定任务放在这些时间段中完成,以提高工作效率和管理时间。每个时间段都被称为一个“盒子”,通常是固定长度的时间,如30分钟或1小时等。“时间盒”容易让人产生一种被迫的感觉,总是把自己的时间排的满满的。本文介绍的一种全然不同的时间管理方法,叫做“时间罩”。这种方法教你把日程表特意空出来一些时间,去做自己真正想做的事情,而不是一直被外界的要求推着走。本文来自编译,希望对您有所启发。

在人们和我的谈话中,经常提到的一个话题是时间管理。我如何在管理企业、写书和完成博士学位的同时,每周都写时事通讯?我还有时间和朋友、家人出去玩吗?我能分享一些关于时间管理的建议吗?

一、控制你的时间安排

除非科技强大到最终发明了时间旅行,否则我们必须接受一天只有 24 小时的事实。为了实现的目标,我们需要明智地分配时间给不同的任务和活动。

紧急的事情往往不同于真正重要的事情,短期目标和长期目标也并不总是一致的。当然,别人对你的期望和你真正想做的也并不总是一样的。那么,如何管理时间才能在履行职责的同时,完成重要的事情呢?

我遵循三个简单的原则:

1. 为重要的事情腾出时间。我总是在一周开始时花几分钟时间,确保自己有时间实现正在努力实现的几个关键目标。目前,这些目标是写书、完成博士学业和保持健康。因此,我会为这些事情留出时间,如果有客户要增加会议,我一定会让他们调整时间。我知道自己会有时间做重要的事情,这让我感觉很好。

2. 学会坦然地说“不”或“过几周再说吧”。如果某件事既不重要,也不紧急,更不符合我目前的状态,那我要么拒绝,要么问是否可以在几周后再讨论,那时我可能会有更多的时间来处理那些潜在的、有趣的、优先级不高的项目。这样做的神奇之处就在于,通常情况下,人们都不会再跟进,而这一个小时的时间就可以留给我想做的事情了。

3. 管理精力,而不是时间。这就意味着,不要试图用任务填满日程表来提高工作效率,而是要尽量让日程表保持空闲,以便以更流畅和灵活的方式工作。所以,要根据自己的精力水平来安排工作。如果你感到精力充沛,就可以利用接下来的一小时做一些创意项目。如果你觉得精力不足,就可以回复一些不重要的邮件。只有当你的日程表有足够的回旋余地时,才有可能做到这一点。

这些原则是我处理认知瓶颈问题的核心,因为认知瓶颈会严重限制一个人的成就。有一个工具对我运用这些原则起到了重要作用,我称之为“时间罩”(timeshielding)。

二、如何利用“时间罩”来保护自己的时间

“时间盒”(Timeboxing)是一种管理日程表的常用方法,由于它是围绕固定的时间块和特定的任务构建的,所以“时间盒”会给人一种自我强迫的感觉。许多人会在日历中划定时间块,然后乐此不疲地忽略这些时间块。

我使用的是另一种方法,它更加灵活多变。“时间罩”是指保护日历中的时间块,用于你重要的事情,不要安排具体的任务清单。这些时间可以用于研究、阅读、创意性头脑风暴,甚至是什么都不做。因为“时间罩”比时“时间盒”感觉更有趣,所以你不太容易忽视日历上的这些时间块。

利用“时间罩”可以达到以下目的:

“时间罩”可以帮助你保护创造力、注意力、休息时间、生物钟和睡眠。图片来源:nesslabs

• 保护你的创造力。在日历中为你的好奇心和思维漫游留出空间,这些都能带来意想不到的创意突破。每周拿出几个小时,放下基于结果的目标,专注于创造性产出,不考虑任何绩效指标或具体结果,只感受灵感和与世界分享你的想法。

• 保护你的注意力。避免多任务处理。不断切换任务会对注意力产生可怕的影响。选择一个重点领域,并在整个过程中给予全部的注意力。将手机放在另一个房间,关闭笔记本电脑上的通知,从而排除干扰。

• 保护你的休息时间。我们很容易把日程安排得满满的,而没有时间给大脑充电。花些时间独处、散步、冥想,只要能远离笔记本电脑和手机,什么都可以。考虑把这些休息时间写进日程表。

• 保护你的生物钟。想一想一天中哪些时间段你的工作效率更高?你是早起的鸟儿还是夜猫子?如果你有足够的灵活性,可以根据自己的时间型来安排时间,在精力最充沛的时候完成最重要的任务。

• 保护你的睡眠。为了完成更多的工作,我们往往会牺牲休息时间。但这是行不通的。研究表明,睡眠不足会对工作表现产生负面影响。疲劳时更难集中注意力,也更难在不同任务之间切换。所以,设定一个晚上关闭笔记本电脑的时间,并坚持下去,这样你就可以放松下来,获得充足的睡眠。

“时间罩”可以与其他时间管理技术相结合,来有意识地提高你的工作效率,例如使用MoSCoW方法来定义事件的优先级,或者使用DECIDE框架来选择下一步要做什么。但是我发现,如果你没有掌握基本理念,工具的作用并不大。

如果你想在不牺牲健康的前提下实现长期目标,那么时间管理中最重要的方面就是:为创造力留出空间、避免同时处理多项任务、保持休息、让工作节奏符合自身生物钟,以及保证充足的睡眠。

译者:Teresa